Préparer un déménagement d’entreprise

Préparer un déménagement d’entreprise est un double souci, un souci personnel mais un souci pour l’entreprise aussi. Il faut s’organiser rapidement et planifier les taches à accomplir.

Préparer un déménagement d’entreprise à un cout en temps et en argent non négligeable et plus l’entreprise en importante plus il faut de temps et d’argent. Une mauvaise organisation et cela ce chiffre en pertes d’exploitation. Mieux vaut donc suivre quelques conseils :

• 6 mois avant le déménagement

  • Pour les baux commerciaux notamment, il vous faut donner un préavis de résiliation 6 mois avant le départ, sous peine d’avoir des frais supplémentaires.
  • Vérifier les capacités de vos nouveaux locaux
  • Engager les travaux nécessaires dans les nouveaux locaux
  • Vérifier la sécurité de ces locaux
  • Etablir les règles de sécurité du transfert d’entreprises
  • Etablir les priorités du déménagement
  • Lister les contraintes de transport, de fonctionnement …
  • Définir le nombre d’employés et cadres à déménager.
  • Réfléchir au matériel et mobilier à déménager ou à remplacer
  • Commencer à trier les archives
  • Etablir le cahier des charges du déménageur

• 3 mois avant le déménagement

  • Demandez des devis déménagement : Contactez plusieurs sociétés de déménagement (3 au minimum) spécialisées dans le déménagement d’entreprise. Faite parvenir votre cahier des charges et comparez les prestations, assurances et services. Optez dès à présent pour une assurance complémentaire qui couvrira le transport.
  • Nommez des responsables déménagement dans chaque service : Dans chaque service nommé un responsable de l’organisation du déménagement, il pourra reporter les éléments à déménager et les contraintes particulières, et sera votre intermédiaire avec les salariés
  • Communiquez avec tous : Déménager c’est chamboulé l’organisation du travail, les rythmes de chacun. Il est important de rassurer tous le monde, d’éviter les ‘on dit’ et d’informer des étapes par l’entremise des responsables de service, du DRH, du CE ou tout autres moyens internes à l’entreprise à votre disposition. Par ailleurs, les représentants du personnel (délégués, CHSCT…) doivent être tenus informé, c’est une obligation légale.
  • Surveillez l’avancement des travaux dans les nouveaux locaux

• 2 mois avant le déménagement

  • Programmez la remise en état des anciens locaux

• 1 mois avant le déménagement

  • Triez dans les services : Demandez aux salariés de nettoyer, trier, archiver leurs affaires et documents…
  • Etiquetez au départ et à l’arrivée : Chacun doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses affaires et mobiliers, pour cela rien de mieux qu’un étiquetage nominatif systématique.
  • Faire installer les lignes téléphoniques et réseau
  • Les changements d’adresse : sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, la préfecture pour l’immatriculation et la modification du Kbis, abonnements à la presse, distributeurs de boissons. Changement d’adresse pour le courrier et le téléphone. Penser à faire préparer de nouveau papier à en-tête et cartes pour les commerciaux.

• 2 semaines avant le déménagement

  • Informer le personnel : Comment va se dérouler le déménagement et l’emménagement, s’assurer que chacun connait l’agencement des lieux, éventuellement les moyens d’accès, la restauration alentours etc.
  • Faire nettoyer les nouveaux locaux

  La veille

  • Fermer les cartons : Chaque salarié doit avoir fermé et étiqueté ses cartons.

  Le jour du déménagement

  • Si possible, et pour ne pas interrompre l’activité, le déménagement s’effectue le week-end.

  Le lendemain

  • Mettre en place un groupe de support : pour régler les problèmes résiduels, carton égaré, téléphone inopérant ou mauvais numéro etc.

• Dans les 2 semaines suivant le déménagement

  • Les changements d’adresse : carte grise des véhicules et centre des impôts